Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Ochrona Prawno Podatkowa z siedzibą we Wrocławiu, ul. Bolesława Krzywoustego 326/6, 51-312 Wrocław, Polska, KRS: 0001036147, NIP: 8351618072, REGON: 525310560, zwana dalej „Organizatorem” lub „Fundacją”.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Organizatorem przy użyciu powyższych danych kontaktowych, z dopiskiem „Dane osobowe - hack.edu()”.

2. Jakie dane możemy przetwarzać

Zakres danych zależy od relacji danej osoby z wydarzeniem i od informacji podanych w formularzach.

• Dane rejestracyjne uczestnika: imię, nazwisko, adres e-mail, dane kontaktowe, informacje potrzebne do weryfikacji zgłoszenia, status uczestnika, preferencje organizacyjne oraz dane podane w formularzu rejestracyjnym Luma.
• Dane osób niepełnoletnich i opiekunów: dane uczestnika powyżej 13. roku życia, dane rodzica lub opiekuna prawnego oraz treść zgody na udział w wydarzeniu i akceptację Regulaminu.
• Dane zespołów i projektów: nazwa zespołu, skład zespołu, opis projektu, kategoria, wskazana licencja, linki do repozytoriów, materiałów demo, zrzutów ekranu lub innych materiałów przekazanych do oceny Jury.
• Dane zwycięzców: dane potrzebne do obsługi nagród pieniężnych lub rzeczowych, w tym dane do przelewu, dane podatkowe i informacje wymagane przez przepisy rachunkowe lub podatkowe.
• Wizerunek i materiały audiowizualne: zdjęcia, nagrania wideo, nagrania audio-wizualne, fragmenty prezentacji, demo projektów oraz materiały powstałe w trakcie wydarzenia.
• Dane techniczne strony: adres IP, dane przeglądarki, podstawowe logi serwera, informacje o interakcjach z osadzonym formularzem Luma oraz dane przetwarzane przez zewnętrzne usługi techniczne opisane w tej Polityce.
• Korespondencja: dane zawarte w wiadomościach e-mail, formularzach, zgłoszeniach organizacyjnych, reklamacjach lub innych kontaktach z Organizatorem.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4. Rejestracja przez Luma i usługi zewnętrzne

Rejestracja na wydarzenie odbywa się przez osadzony mechanizm Luma. Po kliknięciu przycisku rejestracji dane mogą być przekazywane do Luma, która udostępnia narzędzia do obsługi wydarzeń, rejestracji i komunikacji z uczestnikami. Luma może przetwarzać dane jako dostawca usługi dla Organizatora oraz, w zakresie własnych celów opisanych w dokumentach Luma, jako odrębny administrator.

Wypełniając i wysyłając formularz rejestracyjny w Luma, Uczestnik potwierdza, że zapoznał się z Regulaminem hack.edu(), niniejszą Polityką Prywatności oraz innymi dokumentami wskazanymi przy rejestracji, a także akceptuje zasady udziału w wydarzeniu wynikające z tych dokumentów.

Przed rejestracją warto zapoznać się także z dokumentami Luma: Privacy Policy oraz Data Processing Addendum.

Strona korzysta również z czcionek Google Fonts oraz zawiera linki do stron Partnerów. Kliknięcie linku zewnętrznego powoduje przejście do serwisu prowadzonego przez inny podmiot, który stosuje własne zasady prywatności.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji opisanych celów.

• dostawcom narzędzi IT, hostingu, poczty elektronicznej, rejestracji wydarzeń i obsługi strony, w tym Luma,
• osobom zaangażowanym w organizację hack.edu(), mentorom, Jury oraz przedstawicielom Partnerów w zakresie oceny projektów i wsparcia wydarzenia,
• bankom, biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym i innym podmiotom obsługującym rozliczenia nagród,
• Partnerom, jeżeli jest to potrzebne do realizacji współpracy, testowania projektów zgodnie z Regulaminem albo publikacji materiałów promocyjnych,
• dostawcom serwisów społecznościowych, jeżeli materiały z wydarzenia są publikowane w tych serwisach,
• organom publicznym lub sądom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców technologicznych może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności gdy korzysta z infrastruktury lub spółek powiązanych w państwach trzecich. W takim przypadku transfer odbywa się z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, takich jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne właściwe zabezpieczenia.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Dane rejestracyjne przechowujemy przez czas organizacji wydarzenia, a następnie przez okres potrzebny do obsługi rozliczeń, sprawozdawczości i ewentualnych roszczeń.
• Dane zwycięzców i dokumenty dotyczące nagród przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, księgowymi i rachunkowymi.
• Zgody rodziców lub opiekunów prawnych przechowujemy przez okres potrzebny do wykazania prawidłowego dopuszczenia osoby niepełnoletniej do wydarzenia.
• Materiały zdjęciowe, wideo i audio-wizualne mogą być przechowywane przez czas ich przydatności informacyjnej, promocyjnej, sprawozdawczej lub archiwalnej, chyba że skutecznie wycofano zgodę albo wniesiono skuteczny sprzeciw.
• Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do załatwienia sprawy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Logi techniczne strony przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Organizatorem. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji, udziału w wydarzeniu, kontaktu organizacyjnego, dopuszczenia osoby niepełnoletniej do udziału, zgłoszenia projektu, oceny konkursowej lub obsługi nagrody. Niepodanie danych wymaganych w danym procesie może uniemożliwić udział w hack.edu() albo wypłatę lub wydanie nagrody.

10. Cookies i dane techniczne

Strona wydarzenia może korzystać z plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do prawidłowego działania serwisu, osadzonych elementów Luma, ładowania czcionek oraz zapewnienia bezpieczeństwa. W aktualnym kodzie strony nie wdrożono własnego systemu analityki marketingowej. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki, przy czym ograniczenie niektórych cookies może wpływać na działanie rejestracji przez Luma.

11. Zmiany Polityki

Organizator może aktualizować Politykę Prywatności, w szczególności w razie zmiany zasad rejestracji, narzędzi technicznych, zakresu danych, przepisów prawa albo organizacji wydarzenia. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie wydarzenia.